16 Jul Kanban para planificar y controlar el flujo de estudio

Si eres muy visual o el método GTD que te explicaba en esta entrada te parece demasiado confuso, te traigo este método de control de tareas, el método Kanban.

Se diseñó en las fábricas de Toyota para facilitar el seguimiento de tareas en las diversas plantas, y en 2011 comenzó a escribirse sobre cómo usar este método para la organización personal. Es muy popular su uso en equipos de desarrollo de software.

Para aplicarlo en tu vida de estudiante, úsalo únicamente para las tareas de Medicina que tienes que realizar en el escritorio. Este método no es tan útil como GTD para aglutinar en él todas las facetas de tu vida. Eso sí, es más sencillo de aplicar que GTD y muy visual.

¡Si te gusta moverte, manejar las manos y usar papeles y rotuladores, este es tu método!

MATERIALES: TABLERO Y POST-ITS

Se divide el tablero en 3 zonas de “estado de la tarea”

1. Pendiente
2. Haciéndose
3. Hecho

Algunas personas añaden más zonas, si es preciso, para ciertos proyectos más complejos, pero estos 3 son los básicos.

Respecto a los post-its, es recomendable usar colores diferentes para cada asignatura o proyecto. Un proyecto puede ser un trabajo escrito, un cuaderno de prácticas o un examen.

PASOS DEL MÉTODO KANBAN

1. Recopilación

Es recomendable que tengas una bandeja de entrada de todas las tareas que te surjan en la Facultad y/o hospital, todo lo relacionado con Medicina. En esto, el método es similar a GTD. Puedes usar una app de notas en el móvil o una libreta de papel. Ahí vuelcas todo lo que aparezca por el horizonte en cualquier momento: peticiones del tutor durante las prácticas, avisos en clase, correos electrónicos de la biblioteca, anuncios de fechas de exámenes, etc.

Una vez sentado en tu escritorio, revisa tu bandeja de entrada y transfórmala en tareas concretas, cada una de las cuales se reflejará en un post-it. Estas tareas tienen que situarse en la columna de “Pendientes”. Con un poco de suerte, no tendrás que añadir tareas nuevas todos los días, pero es probable que surjan novedades cada semana.

¿Cómo dividir las tareas pendientes en tareas concretas? Conviene reducirlas a “trozos” de tarea que lleven un tiempo similar en cumplimentarse. Por ejemplo, 1 hora, o 2 Pomodoros (¿recuerdas la técnica del Pomodoro?). Así tendrás tareas equivalentes en cada post-it.

2. Elegir tareas de cada día

Bajo la columna “Haciéndose”, cada día seleccionas un número concreto de tareas que crees que pueden realizarse en el tiempo disponible. Si eliges como unidad de tiempo 1 hora, y te sientas a trabajar de 4 a 8 de la tarde, podrás situar un máximo de 3 post-its en esa columna.

Es importante no sobrestimar tu capacidad en esta columna, porque eso sólo puede llevarte a la frustración.

3. Revisar la jornada de estudio y marcar tareas completadas

Cuando aún estás lejos de los exámenes, es conveniente marcar una hora razonable para dejar de estudiar. En ese momento vuelves al tablero y revisas lo que ya está realizado. Es el momento de sentirse bien por los post-its que pasan a la tercera columna.

Si no consigues pasar ninguna hoja, es porque no has troceado bien las tareas. Puedes dividir la tarea de 1 post-it en dos, y colocar de nuevo en la columna de “pendientes”.

En el ejemplo de la foto, puede ocurrir que los temas estén desequilibrados y no te hayas dado cuenta de que 1 tema precisa de 2 horas para su lectura, en vez de 1 hora. Esto es fácil que ocurra ya que estás aprendiendo. Nada por lo que fustigarse, ya sabes (recuerda la entrada sobre cómo hablar con tu mente).

VENTAJAS DEL MÉTODO KANBAN

• Curva de aprendizaje mínima
• Muy visual
• Compatible con un calendario (método habitual de planificación de estudiantes).- En este caso, el calendario marca las fechas límite y el tablero muestra la evolución de las tareas
• Adaptable a sistemas digitales

Los post-its a veces tienen una tendencia irritante a despegarse del tablero, sobre todo si éste es de corcho. Puedes usar en su lugar un tablero de plástico o metal, o bien fijar las tareas con chinchetas o imanes.

APLICACIONES DIGITALES DE KANBAN

Si eres un geek, te emocionarás con las aplicaciones móviles y web. No he utilizado ninguna, así que no puedo hacerte recomendaciones personales. Estas son algunas disponibles en el momento de redactar este artículo (julio 2016).

• Trello.-Gratuita y accesible tanto por la web como a través de apps
• Asana
• Kanban Flow.-Con versión gratuita, intuitiva y fácil de empezar a usar
• Kanban Tool.-También con versión gratuita e intuitiva
• Lean Kit

Ten en cuenta que estas aplicaciones web están dirigidas al trabajo de equipos en empresas. Eso significa que ofrecen 1 tablero por cada proyecto, y se pueden usar distintos colores de tarjetas según la persona a la que se adjudica cada tarea. En el caso de un estudiante de Medicina, tu único proyecto es la carrera en sí, y puedes usar distintos colores por cada asignatura. Esto te permite usar los planes gratuitos sin grandes problemas.

SI PRUEBAS KANBAN, TE INVITO A QUE DEJES TUS COMENTARIOS Y OPINIONES DEBAJO DE ESTE POST 🙂