21 Nov GTD como método de organización

Vaya por delante que no soy una loca del trabajo. Bueno, a lo mejor sí. Pero no todo el tiempo. Que conste en acta que me gusta estudiar, pero también me gusta tener descanso y ocio. Pasar tiempo con los amigos, salir de la ciudad a disfrutar de los bosques, hacer deporte y practicar música. Lo que sigue no es un método para trabajar más horas sin darnos cuenta, sino un método para aprovechar mejor las horas de trabajo y no llevarnos preocupaciones a las horas de diversión.

Vamos a ver qué nos ofrece el método GTD de organización para llevar tu trabajo de estudiante universitario, y mi trabajo de otorrino bloguera, con más tranquilidad.

MÉTODO GETTING THINGS DONE (GTD)

GTD fue desarrollado por David Allen y se ha hecho muy conocido en el mundo de internet y el de la empresa.

¿Cómo sueles organizarte tú? Cuando yo era estudiante, todas las tareas por hacer estaban en mi mente. Cuando me sentaba a trabajar, las tareas se iban desgranando según su urgencia. ¿Problema? Que a menudo se me olvidaban cosas importantes.

¿Anotas tareas pendientes en una libreta, una hoja del cuaderno de apuntes, o el calendario del smartphone?

Allen sostiene que esos métodos tan sencillos, anotar cosas en una lista o en el calendario, son poco eficientes.

Es muy corriente olvidar hacer cosas en el momento que hay que hacerlas, sobre todo si son aburridas o desagradables. Así, te das cuenta de que tenías que comprar comida para el desayuno cuando ya estás en casa por la noche y todas las tiendas próximas cerradas; te tiras de los pelos porque sabes que has pasado la tarde cerca de varios supermercados donde podrías haber entrado a comprar.

También te ha pasado muchas veces que te has sentado en la biblioteca a estudiar, y te das cuenta de que es el último día antes de entregar un trabajo que os encargaron hace semanas… y que no te apetecía nada hacer, con lo que ha estado en la parte baja de todas tus listas de tareas.

GTD CONTRA LOS DEFECTOS DE LA MEMORIA HUMANA

Esto nos pasa tan a menudo a todos los humanos… Salvo a esos raros amigos que todos tenemos, que ya eran organizados en el jardín de infancia, mientras que el común de los mortales damos vueltas por ahí como peonzas…

Sabiendo todo esto, GTD propone un método de organización a prueba de olvidos. Sus características más destacables de cara a un estudiante son:

• Trata todas las tareas de nuestra vida como importantes, de modo que tan digno de anotarse es “Consultar precios de avión para las vacaciones” como “Reservar el libro X en la biblioteca de la Facultad” y “Comprar leche y galletas”.
• Las tareas de la próxima jornada de estudio se anotan como tareas concretas, realizables. Es decir, no anotas “Repasar Anatomía”. Anotas “Leer tema 4 de Anatomía en apuntes”, o bien “Repasar apuntes de prácticas de Anato correspondientes al tema 4”. Tareas específicas, medibles, y planificables.
• No organiza las listas de cosas por hacer siguiendo su prioridad, sino el contexto. Es decir, agrupas las tareas según dónde puedes realizarlas.
  • ¿Estás en la calle? Entonces puedes hacer “Comprar leche y galletas”, “Revisión de gafas en la Óptica” o “pasar por el banco” antes de llegar a tu destino.
  • ¿Estás en la biblioteca de la Facultad? Entonces haces “Reservar libro X para llevar a casa”, “Reunión con amigo X para que me explique Y”, “Consultar enciclopedia de Medicina Interna para las dudas del tema 9”.
  • ¿Estás en clase? Entonces es cuando buscas huecos para hacer “Hablar con tutor de trabajo escrito”, “Recoger apuntes en Reprografía”, “Pasar por el Departamento de Cirugía para consultar problema con la Matrícula del curso”.

PASOS DEL SISTEMA GTD

1. Recopilar ¡No te olvidas de nada!

Todo lo que surja, sea de los estudios, de tu ocio, de tu vida en el Colegio Mayor, o lo que sea, pasa a las bandejas de entrada. Todo lo anotable se anota en un lugar de recopilación (puede ser una libreta de papel o una aplicación de productividad destinada a ello). Los papeles y documentos que haya que revisar, a una bandeja física.

• Ventaja: las tareas pendientes no se quedan colgando de tu memoria RAM y obstaculizando tu tarea principal, que es estudiar. Desaparece el miedo a que se te olvide algo.

2. Procesar. Tú controlas tu vida, ella no te controla a ti

Al menos 1 vez en semana, lo ideal todos los días, se vacían las bandejas decidiendo qué hacer con cada cosa. Lo que sale de una bandeja ya no regresa.

• Si es algo que puede hacerse en 2 minutos, se hace en el momento (p.ej. enviar un correo electrónico, llamar al dentista para pedir cita.
• Si lleva más de 2 minutos, lo pones en la lista adecuada: cosas de la Facultad; recados en la ciudad; tareas de estudio. Si es una tarea grande, hay que trocearla en tareas concretas. P. ej. “Empezar a preparar trabajo escrito de Investigación” se transforma en varias tareas como “Leer instrucciones/Guía Docente”, “Elegir tema”, “Hacer búsqueda bibliográfica”, “Llamar al amigo X que lo hizo el año pasado para pedir consejo”, etc.

3. Organizar. Facilita el trabajo y disfruta del ocio.

Tú decides qué listas necesitas. Depende de tus obligaciones, de si solo estudias o también tienes trabajo, de si vives solo o con tu familia, si estudias en casa o en la biblioteca.

En mi caso, tengo las siguientes listas:

• Casa (tareas del hogar tipo llamadas a la compañía de teléfono, coser botones de una prenda, etc)
• Hospital (consultas con colegas, citas médicas para algún familiar, reuniones, etc)
• Mesa de estudio (redacción de artículos para el blog, practicar en la guitarra la obra X, estudiar caso X de la consulta)
• Calle-recados (compras rutinarias, compras extraordinarias, cuidado del coche, etc).

También conviene tener una lista para proyectos o planes que quieres hacer en un futuro: aprender a bucear; apuntarte a clases de pádel; buscar un laboratorio que admita estudiantes en vacaciones. Puedes llamarlo “Para cuando tenga tiempo”, “Algún día”, etc.

4. Revisar. Aleja los olvidos y los agobios de tu día a día.

Esta es la pieza clave del sistema. Periódicamente debes revisar tus bandejas de entrada y las listas de tareas, porque en caso contrario algunas acciones se quedarán sin hacer (las más aburridas, obviamente). El aliciente es ir tachando lo que ya has hecho, y te aseguro que da mucho gusto. Lo ideal es revisar las bandejas de entrada cuando tengas unos minutos libres en la jornada, y las listas de tareas al final de la tarde o noche, antes de cerrar tu tiempo de trabajo. Así puedes elegir qué corre más prisa y programarlo para el día siguiente.

La lista de cosas que hacer en la Facultad o en el hospital debe revisarse al comienzo del día, cuando estés allí. Así te aseguras de que no se queda nada importante por hacer.

5. Hacer. ¡Sé resolutivo!

Esta es la parte más importante. Todo lo anterior tiene sentido para llegar a tus periodos de “hacer” lo mejor posible. Si no tienes una buena organización como estudiante, en los ratos de estudio harás lo último que te han pedido, o lo que te preocupa más. Y dejarás de lado las tareas menos urgentes, aunque para ti sean muy importantes.

Una vez te encuentres “haciendo”, cuida los detalles. Usa Pomodoros para reforzar tu rendimiento esos días que no tienes ganas de nada. Usa la cafeína con cuidado para mantenerte alerta.

CUELLO DE BOTELLA DEL SISTEMA GTD

Para mí, que siempre he tenido problemas de organización, el principal escollo es acordarme de revisar. Para evitarlo, pongo una alarma ruidosa en el calendario del smartphone.

Otro escollo es no tener ganas de revisar. Esto no tiene truco… siempre que suene tu alarma, empieza a revisar. Como dijimos en esta entrada, el dolor que se activa en tu sistema nervioso se pasará en pocos minutos y agradecerás haber hecho el esfuerzo.

¿QUIERES SABER MÁS DE GTD y OTRAS TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN?

En estos blogs y sus entradas encontrarás mucha información sobre el tema:

• http://blog.davidtorne.com/es/guia-get-things-done-es/
• http://facilethings.com/blog/es/implement-gtd
• http://jeronimosanchez.com/entendiendo-el-concepto-de-contexto-en-gtd/
• http://zenhabits.net/massive-gtd-resource-list/
• http://canasto.es/blog/

Hay muchos más en la web, pero estos son mis favoritos 😉

¿TE ORGANIZAS ESPECIALMENTE BIEN?  O POR LO CONTRARIO, ¿TE CUESTA PLANIFICAR Y ORGANIZAR TU DÍA A DÍA?

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